Delen van persoonsgegevens
Dat betekent bijvoorbeeld dat persoonsgegevens van leerlingen alleen beschikbaar zijn voor medewerkers die betrokken zijn bij die leerling of die vanuit hun functie toegang moeten hebben tot (een deel van de) persoonsgegevens. Buiten de school delen we persoonsgegevens alleen met partijen die vanuit onderwijsgrondslag toegang moeten hebben tot die gegevens (zoals de Dienst Uitvoering Onderwijs, DUO). Als we in andere gevallen persoonsgegevens willen of moeten delen, vragen we ouders om toestemming. Leerlingen vanaf 16 jaar mogen zelf toestemming geven.
Gebruik van beeldmateriaal
Op het Amadeus gebruiken we beeldmateriaal om schoolactiviteiten te laten zien en als illustratie in communicatiemiddelen zoals de schoolgids, de website en onze sociale media accounts (denk aan Facebook en Instagram). Zo kunnen leerlingen en ouders volgen wat er op school gebeurt. We delen waar we trots op zijn. Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met beeldmateriaal. Wij plaatsen geen beeldmateriaal waardoor leerlingen schade kunnen ondervinden.
Als we foto’s of filmpjes maken, kan de leerling door middel van het zichtbaar dragen van een speciaal keycord (op te halen bij de receptie) kenbaar maken dat hij/zij niet in beeld wil komen. Wij gaan ervan uit dat leerlingen hier zelf aan denken en actie in ondernemen. Ook na publicatie van beeldmateriaal kunnen ze melden dat er toch bezwaar is tegen publicatie. Wij zullen het beeld dan direct verwijderen.
Toestemming geven
In Magister kunnen ouders toestemming geven voor het gebruik en delen van persoonsgegevens en beeldmateriaal. Leerlingen kunnen dit vanaf hun 16e verjaardag zelf doen. Aan ouders van brugklasleerlingen vragen wij eenmalig, voor de start van de zomervakantie, op papier om toestemming. Hierna kunnen ouders via Magister hun toestemming wijzigen, als ze dat willen. Dat kan op ieder moment.
We merken dat het ook voor leerlingen onder de 16 jaar belangrijk is om een stem te hebben in het geven van toestemming. Het bespreken van de keuze helpt de leerling bewust te kiezen in privacyvraagstukken. Iets waar wij als school veel waarde aan hechten. Wij vragen ouders dan ook om de toestemmingen te bespreken met hun kind(eren).
Bewaartermijnen
De school is er voor verantwoordelijk dat (persoons)gegevens gedurende de juiste periodes worden bewaard en vernietigd. Wij moeten immers aan de wet voldoen. Om dit inzichtelijk te maken voor alle betrokkenen is hiervoor een overzicht met bewaartermijnen opgesteld.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan ze nodig zijn; alleen als dit noodzakelijk is. Daarna moeten ze worden vernietigd (en dus niet gearchiveerd).
Als gegevens niet direct of indirect herleid kunnen worden tot personen, dan is de AVG niet meer van toepassing. Wel kan er sprake zijn van een andere wet die verplicht tot het (langer) bewaren van die gegevens. De Archiefwet is bijvoorbeeld van toepassing op persoonsgegevens én andere gegevens.
De AVG kent een opslagbeperking. Persoonsgegevens mogen niet worden opgeslagen, tenzij:
• Dit noodzakelijk is om het doel van de verwerking van persoonsgegevens te bereiken;
• De persoonsgegevens niet langer herleidbaar zijn (de data is geanonimiseerd);
• Er sprake is van archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statische doeleinden.
Privacystatement
De AVG schrijft voor dat een verwerkingsverantwoordelijke, in dit geval de school, verplicht is informatie te verschaffen aan betrokkenen (leerlingen, ouders en medewerkers) over de gegevensverwerking. Persoonsgegevens mogen alleen van een persoon (de betrokkene) worden verwerkt wanneer voor hem of haar, onder andere, transparant is wat er met diens persoonsgegevens gebeurt (transparantiebeginsel).
Als school staat deze informatie in ons privacystatement.